1. Yêu cầu từ khách hàng (Doanh nghiệp xây dựng)

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp xây dựng tham gia đấu thầu phải đối mặt với hàng loạt thách thức:

1. Quá nhiều gói thầu, quá ít thời gian

   • Mỗi ngày có hàng trăm hồ sơ mời thầu (HSMT) được công bố trên Cổng mua sắm công và các hệ thống khác.

   • Đội ngũ đấu thầu phải “ngâm” hàng chục file PDF dày hàng trăm trang để xem có phù hợp hay không – rất tốn thời gian, dễ bỏ sót cơ hội.

2. Đọc – bóc tách HSMT thủ công, dễ nhầm lẫn

   • Việc xác định nhanh: điều kiện năng lực, tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tài chính, tiêu chí chấm điểm… vẫn chủ yếu làm bằng tay, dựa trên kinh nghiệm cá nhân.

   • Chỉ cần bỏ sót một yêu cầu nhỏ (ví dụ: một chứng chỉ, một điều kiện tài chính) là cả bộ hồ sơ dự thầu (HSDT) có thể bị loại ngay từ vòng sơ tuyển.

3. Thiếu một “kho tri thức đấu thầu” tập trung

   • Hồ sơ năng lực nhân sự, máy móc, thiết bị, các hợp đồng tương tự, tài liệu pháp lý, các mẫu HSDT đã từng nộp… thường nằm rải rác ở nhiều nơi: máy tính cá nhân, email, Zalo, file server.

   • Mỗi lần làm HSDT lại “làm lại từ đầu”, tìm kiếm, copy – chỉnh sửa thủ công, vừa mất thời gian, vừa dễ sai.

4. Soạn thảo hồ sơ dự thầu phức tạp, áp lực cao

   • Bộ HSDT đầy đủ (hành chính pháp lý, hồ sơ năng lực, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ tài chính) đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận: đấu thầu, kỹ thuật, tài chính – kế toán, pháp chế, nhân sự…

   • Deadline luôn gấp, việc soạn thảo – rà soát – chỉnh sửa qua lại dễ gây chồng chéo, trùng nội dung, sai form, thiếu chữ ký…

5. Rủi ro sai sót trong hồ sơ – “cái giá” rất đắt

   • Sai số liệu, sai công thức trong bảng giá;

   • Thiếu tài liệu chứng minh năng lực;

   • Sai tên gói thầu, sai tên bên mời thầu, sai số quyết định phê duyệt;

   • HSDT không bám đúng tiêu chí chấm điểm…
     → Tất cả đều có thể khiến doanh nghiệp bị loại, mất cơ hội trúng thầu, thậm chí ảnh hưởng uy tín.

6. Muốn ứng dụng AI nhưng thiếu nền tảng dữ liệu và công cụ

   • Ban lãnh đạo mong muốn ứng dụng AI để tăng năng suất, giảm phụ thuộc vào “một vài cá nhân giỏi đấu thầu”, nhưng lại chưa có nền tảng dữ liệu, quy trình, công cụ phù hợp.

   • Cần một giải pháp vừa hiểu nghiệp vụ đấu thầu xây dựng, vừa ứng dụng AI một cách thực tế, an toàn và dễ dùng.

Từ những vấn đề trên, các doanh nghiệp xây dựng đang tìm kiếm một giải pháp có thể:

• Tự động thu thập & tóm tắt HSMT từ Cổng mua sắm công và các nguồn khác;

• Dùng AI để phân tích nhanh gói thầu, bóc tách yêu cầu & tiêu chí chấm điểm;

• Quản lý tập trung kho dữ liệu hồ sơ năng lực & tài liệu mẫu;

• Trợ lý ảo hỗ trợ soạn thảo HSDT bám đúng yêu cầu HSMT;

• Tự động rà soát, cảnh báo sai sót trong báo giá và nội dung HSDT trước khi nộp.

2. Giải pháp nghiệp vụ – công nghệ từ Trí Nghĩa

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn – triển khai các hệ thống quản lý gói thầu, Trí Nghĩa xây dựng giải pháp Trợ lý AI phân tích gói thầu & hỗ trợ lập hồ sơ dự thầu với lõi là:

Hệ thống dữ liệu đấu thầu + Web application Bidmate + Các trợ lý AI chuyên biệt cho phân tích & soạn thảo hồ sơ.

Giải pháp gồm các lớp chính sau:

2.1. Hệ thống dữ liệu đấu thầu thông minh

• Tự động thu thập HSMT
  Hệ thống crawler tự động thu thập hồ sơ mời thầu từ cổng muasamcong.mpi.gov.vn và các trang web đấu thầu liên quan, dựa theo từ khóa, lĩnh vực, khu vực hoặc nhà mời thầu mà doanh nghiệp quan tâm.

• Chuẩn hóa & lưu trữ dữ liệu gói thầu
  Mỗi HSMT sau khi được tải về sẽ được:

  • Chuẩn hóa định dạng;

  • Phân loại theo nhóm: hồ sơ hành chính, yêu cầu năng lực, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện tài chính – hợp đồng;

  • Lưu trữ vào kho dữ liệu gói thầu tập trung, có log chi tiết quá trình crawl, giúp truy vết và kiểm soát chất lượng dữ liệu.

• Xây dựng API tích hợp
  Các dữ liệu này được đóng gói qua API, sẵn sàng tích hợp với các hệ thống khác (ERP, DMS, hệ thống báo cáo quản trị…).

Lợi ích: Doanh nghiệp luôn có “radar gói thầu” vận hành 24/7, không bỏ sót cơ hội phù hợp.

2.2. Trợ lý AI phân tích gói thầu

Đây là “trái tim” của giải pháp:

• Tính năng chat với HSMT
  Người dùng chỉ cần upload HSMT (hoặc chọn gói thầu đã được hệ thống thu thập), trợ lý AI sẽ:

  • Tự động tóm tắt gói thầu: phạm vi công việc, giá trị, thời gian thực hiện, điều kiện năng lực chính, thời hạn nộp HSDT;

  • Trả lời câu hỏi tự nhiên: “Gói này yêu cầu những loại chứng chỉ nào?”, “Điều kiện về doanh thu/kinh nghiệm ra sao?”, “Tiêu chí chấm điểm kỹ thuật là gì?”.

• Tự động trích xuất & lọc gói thầu theo tiêu chí
  Hệ thống có thể lọc các gói thầu:

  • Phù hợp với năng lực hiện có của doanh nghiệp (doanh thu, kinh nghiệm, nhân sự, máy móc);

  • Theo khu vực, chủ đầu tư, loại công trình, quy mô vốn…
    → Giúp bộ phận đấu thầu tập trung vào những gói có khả năng trúng cao nhất.

Lợi ích: Rút ngắn thời gian đọc – hiểu HSMT từ hàng giờ xuống còn vài phút, ra quyết định “có nên tham gia hay không” nhanh và chính xác.

2.3. Kho hồ sơ năng lực & tài liệu mẫu cho AI “học”

Giải pháp của Trí Nghĩa không dùng AI chung chung, mà được nuôi bằng chính dữ liệu của doanh nghiệp:

• Kho hồ sơ năng lực nhân sự
  Quản lý tập trung: bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm công trình, vị trí đảm nhiệm, hợp đồng đã tham gia… của từng nhân sự chủ chốt.

• Kho hồ sơ năng lực doanh nghiệp & máy móc thiết bị
  Lưu trữ hợp đồng tương tự, biên bản nghiệm thu, tài sản, máy móc, thiết bị, năng lực sản xuất… để dùng cho các phụ lục năng lực trong HSDT.

• Kho tài liệu đã có & mẫu biểu chuẩn

  • Điều lệ công ty, đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, mẫu hợp đồng, mẫu đơn dự thầu, biểu mẫu HSKT/HSTC…

  • Tất cả được phân loại, tìm kiếm dễ dàng; AI có thể tự động “lấy đúng tài liệu, đúng mẫu” khi hỗ trợ soạn HSDT.

Lợi ích: Mỗi lần lập HSDT, đội ngũ chỉ việc “kéo – thả” những gì đã có, AI lo gợi ý & điền thông tin, giảm rất nhiều thao tác lặp lại.

2.4. Trợ lý AI biên soạn hồ sơ dự thầu

Dựa trên HSMT + kho dữ liệu nội bộ, trợ lý AI của Trí Nghĩa hỗ trợ:

• Gợi ý cấu trúc đầy đủ của HSDT
  Gồm: hồ sơ hành chính pháp lý, hồ sơ năng lực, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ tài chính – báo giá… theo đúng yêu cầu và biểu mẫu của từng gói thầu.

• Soạn thảo nội dung thầu bằng chat
  Người dùng có thể yêu cầu:

  • “Hãy soạn giúp tôi phần giới thiệu năng lực công ty cho gói thầu A”;

  • “Viết thuyết minh biện pháp thi công cho hạng mục kết cấu bê tông cốt thép”;

  • “Soạn bảng mô tả kinh nghiệm công trình tương tự theo mẫu trong HSMT này”.

  Trợ lý AI tạo bản nháp bám sát HSMT, tận dụng tối đa dữ liệu đã lưu (hợp đồng tương tự, nhân sự, tài sản…).

• Tích hợp với các mẫu biểu sẵn có
  Nội dung do AI gợi ý có thể xuất sang Word/Excel theo đúng form của khách hàng, giúp đội ngũ đấu thầu chỉ cần rà soát & tinh chỉnh.

Lợi ích: Tiết kiệm thời gian soạn thảo, nâng cao chất lượng trình bày, giảm phụ thuộc vào “một vài người viết giỏi”.

2.5. Quản lý công việc & phối hợp nhóm dự thầu

Trên nền tảng web application, hệ thống cho phép:

• Lập danh mục các hồ sơ thầu đang và sẽ tham gia, theo dõi toàn bộ pipeline đấu thầu của doanh nghiệp;

• Phân công người phụ trách từng gói thầu, phân rã công việc chi tiết (soạn HSKT, chuẩn bị HSTC, thu thập hồ sơ pháp lý…);

• Theo dõi tiến độ, nhắc việc, cảnh báo deadline sắp đến;

• Ghi nhận lịch sử chỉnh sửa, trao đổi nội bộ, đảm bảo mọi thông tin đều được lưu vết.

Lợi ích: Cả đội ngũ nhìn thấy bức tranh tổng thể, không bỏ sót việc, không “nước đến chân mới nhảy”.

2.6. Công cụ AI rà soát & cảnh báo sai sót trước khi nộp

Trước khi “in – ký – đóng dấu – niêm phong” HSDT, doanh nghiệp có thể dùng AI để:

• Rà soát nội dung hồ sơ thầu

  • Hỏi: “Trong hồ sơ của chúng ta đã đáp ứng đủ các tiêu chí chấm điểm chưa?”

  • Kiểm tra tính nhất quán: tên gói thầu, tên chủ đầu tư, thời gian, số quyết định…

• Cảnh báo sai sót trong báo giá

  • Phát hiện các ô chưa điền dữ liệu, công thức bất thường;

  • Cảnh báo những dòng có nguy cơ gây lỗ, hoặc sai so với khối lượng trong HSMT.

Lợi ích: Giảm nguy cơ bị loại oan, tăng độ an toàn cho mỗi bộ HSDT.

2.7. Nền tảng công nghệ & bảo mật

Giải pháp của Trí Nghĩa được triển khai theo mô hình:

• Web application chạy trên nền tảng cloud hoặc on-premise theo yêu cầu khách hàng;

• Quản lý người dùng, nhóm quyền, sơ đồ tổ chức rõ ràng, phân quyền đến từng chức năng, từng dự án thầu;

• Bảo mật dữ liệu: phân tách dữ liệu khách hàng, mã hóa thông tin nhạy cảm, log đầy đủ thao tác người dùng;

• Khả năng mở rộng & tích hợp với hệ thống ERP/CRM, hệ thống quản lý văn bản & điều hành, hệ thống kế toán – tài chính của doanh nghiệp.

Kết luận – Giá trị mang lại cho doanh nghiệp xây dựng

Với giải pháp Trợ lý AI phân tích gói thầu & hỗ trợ lập hồ sơ dự thầu, Trí Nghĩa giúp doanh nghiệp:

• Giảm 30–50% thời gian xử lý HSMT & lập HSDT;

• Tăng tỷ lệ trúng thầu nhờ bám sát tiêu chí, trình bày chuyên nghiệp;

• Giảm đáng kể sai sót & rủi ro bị loại;

• Xây dựng “kho tri thức đấu thầu” của riêng doanh nghiệp, tích lũy và chia sẻ kinh nghiệm cho đội ngũ;

• Từng bước ứng dụng AI một cách an toàn, thực chất, gắn chặt với quy trình nghiệp vụ đấu thầu xây dựng.

Nếu anh/chị muốn một hệ thống không chỉ là phần mềm, mà là một “trợ lý đấu thầu dùng AI” đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi gói thầu, giải pháp của Trí Nghĩa chính là bước đi chiến lược để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường xây dựng.