Yêu cầu từ khách hàng

• Cần một cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung, “một nguồn sự thật” cho toàn bộ hoạt động đào tạo – khảo thí

  • Thông tin chương trình đào tạo, học phần, lớp học phần chung, các khóa học ngắn hạn, giảng viên, người học… hiện tồn tại phân tán, khó đồng bộ, khó thống nhất.

  • Cần một nền tảng số hóa, tiêu chuẩn hóa dữ liệu để vừa đáp ứng yêu cầu quản lý hiện tại, vừa là “nền” cho các phân tích nâng cao, kiểm định chất lượng và ứng dụng AI trong tương lai.

• Chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình đào tạo số và tổ chức thi

  • Từ khâu tuyển sinh, đăng ký học, phân lớp, tổ chức học phần chung, đến theo dõi quá trình học tập, xét điều kiện dự thi, lập kế hoạch thi, đăng ký ca thi, dồn phòng, chấm thi và công bố kết quả.

  • Hạn chế tối đa thao tác thủ công bằng Excel, email rời rạc; giảm sai sót trong quá trình tổng hợp danh sách, ghép phòng thi, import kết quả thi, thống kê điểm.

• Đáp ứng yêu cầu đào tạo đa dạng: chính quy, bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn

  • Bên cạnh các học phần chung, khách hàng còn quản lý nhiều khóa học/tập huấn ngắn hạn cho đơn vị trong và ngoài, với đối tượng người học rất đa dạng (cán bộ, học viên, đối tác bên ngoài…).

  • Hệ thống cần hỗ trợ linh hoạt nhiều mô hình: tuyển sinh theo đợt, đăng ký theo đơn vị, đăng ký cá nhân, lớp học hỗn hợp… đồng thời vẫn bảo đảm quản trị dữ liệu tập trung, thống nhất.

• Tăng trải nghiệm số cho người học, giảng viên và các đơn vị

  • Người học cần được đăng ký, tra cứu, xem kết quả học tập, kết quả thi, chứng chỉ nhanh chóng, minh bạch.

  • Giảng viên cần một giao diện đơn giản để xem danh sách lớp, theo dõi người học, phản hồi kết quả đủ điều kiện dự thi, phối hợp với phòng đào tạo.

  • Các phòng/ban, đơn vị đào tạo cần có báo cáo, thống kê theo nhiều lát cắt (đơn vị, học phần, người học, khóa ngắn hạn…) để ra quyết định kịp thời.

• Ứng dụng AI để hỗ trợ học tập, hỗ trợ người học 24/7 và khai thác tri thức số

  • Cần kênh hỏi đáp tự động cho người học (quy chế, lịch học, quy định thi cử, hướng dẫn sử dụng hệ thống…) để giảm tải cho cán bộ.

  • Cần xây dựng cơ sở tri thức (knowledge base) về quy trình, hướng dẫn, tài liệu đào tạo, cho phép tra cứu thông minh.

  • Cần nền tảng AI có khả năng học từ dữ liệu của đơn vị (giáo trình, quy chế, FAQ, tài liệu nội bộ…) để trả lời chính xác theo “ngôn ngữ” và “quy định” nội bộ, không chỉ trả lời kiểu chung chung.

• Tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái số của đơn vị

  • Đồng bộ dữ liệu chương trình đào tạo, học phần, giảng viên, sinh viên với các hệ thống sẵn có.

  • Tích hợp với LMS, hệ thống kiểm định chất lượng, SSO (Single Sign-On) để người dùng chỉ cần đăng nhập một lần, trải nghiệm liền mạch giữa các hệ thống.

Giải pháp nghiệp vụ – công nghệ từ Trí Nghĩa

Dựa trên các yêu cầu thực tế của khách hàng, Trí Nghĩa đề xuất giải pháp tổng thể xây dựng CSDL, chuyển đổi số và ứng dụng AI cho công tác quản lý đào tạo – khảo thí, với các trụ cột chính sau:

Nền tảng CSDL và quản lý đào tạo số “end-to-end”

Giải pháp của Trí Nghĩa xây dựng Cơ sở dữ liệu tập trung cho toàn bộ hoạt động đào tạo và khảo thí:

• Quản lý danh mục đào tạo chuẩn hóa:

  • Chương trình đào tạo (CTĐT), học phần, học phần chung, khóa học ngắn hạn.

  • Đồng bộ trực tiếp từ các hệ thống hiện có khác(CTĐT, học phần, giảng viên, người học…) giúp giảm nhập liệu lặp lại.

• Quản lý giảng viên, người học theo chuẩn dữ liệu thống nhất:

  • Tự động sinh tài khoản, gửi thông tin đăng nhập qua email; phân quyền rõ ràng theo vai trò: cán bộ quản lý, giảng viên, sinh viên/người học.

• Số hóa toàn bộ quy trình đào tạo học phần chung:

  • Tạo và công bố học phần đào tạo trong kỳ, cấu hình thời gian đăng ký cho từng đơn vị đào tạo.

  • Đơn vị đào tạo chủ động cập nhật danh sách sinh viên đăng ký, hệ thống hỗ trợ tự động phân lớp, phân bổ sinh viên theo cấu hình (sĩ số tối đa/lớp, lịch học dự kiến…).

• Quản lý đào tạo ngắn hạn/đợt tập huấn:

  • Hỗ trợ đa dạng phương thức tuyển sinh/đăng ký (theo đơn vị, theo cá nhân, theo nhiều đối tượng), tự động phân lớp, đồng bộ sang LMS và gửi thông báo lịch học cho người học.

Tất cả dữ liệu được quản lý trên một nền tảng duy nhất, giúp Ban lãnh đạo và các đơn vị có cái nhìn 360 độ về tình hình đào tạo.

Số hóa và tự động hóa quy trình khảo thí

Giải pháp của Trí Nghĩa giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình tổ chức thi, giảm tối đa thao tác thủ công:

• Tự động tổng hợp danh sách sinh viên đủ điều kiện dự thi từng học phần từ kết quả học tập đã đồng bộ từ LMS.

• Lập kế hoạch tổ chức thi: ca thi, phòng thi, địa điểm; hệ thống cảnh báo nếu số chỗ ngồi không đủ so với số thí sinh, hỗ trợ ghép nhiều môn trong cùng phòng thi.

• Sinh viên đăng ký ca thi trực tuyến, hệ thống tự động dồn phòng thi, phân chỗ ngồi.

• Import file kết quả thi, cấu hình quy đổi điểm, hệ thống tự động tính toán, công bố kết quả theo môn thi / theo thí sinh.

• Hệ thống gửi thông báo kết quả thi, kết quả đủ điều kiện dự thi đến sinh viên và đơn vị đào tạo qua email và chú thích trên portal.

Đối với các khóa học ngắn hạn, giải pháp hỗ trợ xét và cấp chứng chỉ: quản lý đợt xét, phê duyệt, in quyết định, quản lý phôi chứng chỉ, in chứng chỉ, thống kê chứng chỉ đã cấp… – tất cả nằm trong một quy trình rõ ràng, minh bạch.

Kho tri thức số và hệ thống báo cáo – thống kê thông minh

Để phục vụ công tác quản trị, kiểm định chất lượng và hoạch định chính sách đào tạo, giải pháp cung cấp:

• Kho tri thức nội bộ (knowledge base):

  • Lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu về quy chế đào tạo, quy trình, hướng dẫn, tài liệu nghiệp vụ, tài liệu đào tạo số…

  • Cho phép người dùng tìm kiếm, tải về, chia sẻ, tạo nên “Wiki nội bộ” của khách hàng.

• Hệ thống báo cáo – thống kê đa chiều:

  • Thống kê số lượng người học, kết quả học tập theo người học, theo học phần/khóa học; thống kê số lượng khóa học, đợt tập huấn; thống kê số lượng chứng chỉ/bằng cấp đã cấp…

  • Các báo cáo có thể lọc theo thời gian, đơn vị, loại hình đào tạo, kết quả học tập… và xuất Excel để phân tích sâu hơn.

Ứng dụng AI toàn diện cho đào tạo và khảo thí

Khác với các hệ thống truyền thống, giải pháp của Trí Nghĩa tích hợp AI ngay từ thiết kế ban đầu, với hai hướng chính:

1. Chatbot AI hỗ trợ hỏi đáp và hỗ trợ học tập

   • Tính năng “Hỏi đáp sử dụng công cụ AI hỗ trợ” cho phép người dùng đặt câu hỏi về quy chế, quy định, lịch học, đăng ký thi, quy trình cấp chứng chỉ… và được chatbot trả lời tức thì, 24/7.

   • Chatbot được huấn luyện trực tiếp từ dữ liệu nội bộ: tài liệu quy chế, FAQ, nội dung kho tri thức, hướng dẫn nghiệp vụ… giúp câu trả lời sát với thực tế vận hành, đúng quy định.

2. Nền tảng AI RAG & OCR chuyên sâu cho tài liệu đào tạo – khảo thí

   • Trí Nghĩa xây dựng pipeline OCR + tách đoạn (chunking) + embedding + RAG để “hiểu” các tài liệu PDF, giáo trình, quy chế, đề thi mẫu…

   • Hệ thống thực hiện: nhận diện văn bản (OCR), xử lý và chia nhỏ nội dung, sinh vector embedding, lập chỉ mục vào kho tìm kiếm, kết nối với LLM (mô hình ngôn ngữ lớn) để tạo ra câu trả lời tự nhiên, có trích dẫn nguồn.

   • Mô hình có thể được tinh chỉnh (fine-tune) và huấn luyện bổ sung theo dữ liệu đặc thù của Viện, bảo đảm độ chính xác cao và phong cách trả lời chuẩn mực học thuật.

Nhờ đó, AI không chỉ dừng ở mức “chat cho vui” mà trở thành trợ lý số thực thụ cho cán bộ, giảng viên và người học.

Kiến trúc mở, tích hợp hệ sinh thái & lộ trình triển khai linh hoạt

Giải pháp của Trí Nghĩa được thiết kế theo kiến trúc mở:

• Tích hợp LMS, SSO, hệ thống kiểm định chất lượng và các hệ thống khác thông qua các API, cơ chế đồng bộ dữ liệu linh hoạt.

• Cấu hình quy trình phê duyệt, nhóm quyền, sơ đồ tổ chức, tham số hệ thống, mẫu email… giúp khách hàng chủ động điều chỉnh theo từng giai đoạn phát triển