Đặt hàng tại nhà có nghĩa là không ăn ở nhà hàng, tham dự các buổi biểu diễn hoặc thăm bạn bè và gia đình. Điều đó cũng có nghĩa là các tổ chức và cơ sở lưu trữ của Canada, tuân theo lệnh y tế công cộng, đã hạn chế quyền truy cập của các nhà phả hệ, các nhà nghiên cứu hàn lâm và bất kỳ ai khác đào bới quá khứ.

Tại sao các kho lưu trữ không chỉ số hóa mọi thứ và cung cấp nó trực tuyến?

Các bộ sưu tập tại một kho lưu trữ lớn như Thư viện và Lưu trữ Canada (LAC) bao gồm hàng trăm km hồ sơ, hàng triệu hình ảnh, bản đồ, kế hoạch kiến ​​trúc và tác phẩm nghệ thuật, cùng hàng trăm nghìn giờ ghi âm và ghi hình. LAC, giống như các kho lưu trữ khác, có nhiều nhiệm vụ hơn là ngân sách. Số hóa số lượng vật liệu này vượt xa nguồn lực của tổ chức.

Sau đó, có những lợi ích liên quan đến chi phí. Các cơ quan lưu trữ như LAC trích dẫn sự phổ biến của hồ sơ là lý do số một để số hóa . Nghiên cứu pháp lý và học thuật không chỉ yêu cầu các hồ sơ được chọn, mà còn toàn bộ các hồ sơ, bao gồm nhiều hồ sơ chưa được xem xét kể từ khi chúng được đưa vào kho lưu trữ. Việc số hóa hàng loạt hồ sơ khó hiểu sẽ không phải là cách sử dụng có trách nhiệm đối với các quỹ công khan hiếm.

Bảo vệ quyền riêng tư và tài sản trí tuệ

Giống như nhiều cơ quan lưu trữ ở Canada, LAC lưu giữ hồ sơ của chính phủ cũng như hồ sơ do các cá nhân và tổ chức tư nhân tặng. Quyền truy cập vào các hồ sơ riêng tư này có thể bị hạn chế theo các thỏa thuận ràng buộc pháp lý của nhà tài trợ để bảo vệ quyền riêng tư của nhà tài trợ, quyền riêng tư của bên thứ ba hoặc bản quyền.

Nhưng ngay cả với hồ sơ của chính phủ, tình hình không đơn giản như vậy. Hồ sơ chính phủ bao gồm thông tin cá nhân của các cá nhân, thông tin này phải được bảo vệ theo Đạo luật về quyền riêng tư .

Tương tự, Đạo luật tiếp cận thông tin, trong khi mở nhiều hồ sơ của chính phủ, vẫn đóng một số hồ sơ để bảo vệ quyền riêng tư của bên thứ ba và an ninh quốc gia, cũng như vì các lý do khác .

Vì hồ sơ của chính phủ bao gồm hồ sơ mà chính phủ nhận được, chẳng hạn như khi một công dân gửi thư hoặc một nhà tư vấn gửi báo cáo, các chính phủ không giữ bản quyền đối với tất cả hồ sơ của họ. Do đó, một số không thể được số hóa theo Đạo luật bản quyền .

Lịch sử Canada có rất nhiều ví dụ về sự giám sát của chính phủ mà khi nhìn lại được thấy là không có cơ sở và có hại. Ví dụ, các cộng đồng bản địa đã bị chính phủ giám sát lâu hơn so với Canada. Hồ sơ của cuộc giám sát này là hồ sơ của chính phủ . Việc số hóa chúng và đưa chúng lên mạng sẽ tước đoạt quyền riêng tư của Người bản địa và làm suy yếu chủ quyền của Người bản địa .

Bảo tồn kỹ thuật số

Các kho lưu trữ không phá hủy các hồ sơ mà họ số hóa. Đối với mỗi hồ sơ số hóa , gánh nặng bảo quản tăng gấp đôi: bản gốc phải được duy trì và bản sao kỹ thuật số , để hữu ích, phải được bảo quản để tránh lỗi thời và mất dữ liệu.

Trừ khi các kho lưu trữ được cung cấp kinh phí đặc biệt, số hóa là một trò chơi có tổng bằng không: nó sử dụng hết các tài nguyên không có sẵn cho các nhiệm vụ khác. Trong số đó, quan trọng nhất là bảo quản các bản ghi kỹ thuật số sinh ra, bao gồm email, bảng tính và tài liệu, cũng như các dạng hồ sơ mới như trang web và phương tiện truyền thông xã hội.

Được tạo trên các máy tính lỗi thời và được lưu trữ trên các phương tiện lỗi thời như đĩa mềm hoặc CD, các bản ghi kỹ thuật số sinh ra yêu cầu phần mềm, thiết bị và phương pháp bảo quản chuyên biệt. Các cơ quan lưu trữ của Canada rất cần sự hỗ trợ của công chúng và nhà nghiên cứu để có thêm nguồn tài chính nhằm đáp ứng thách thức của lưu trữ kỹ thuật số bẩm sinh .

Với sự phổ biến của công nghệ kỹ thuật số ngày nay, việc tạo kho lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số sinh phải là ưu tiên cấp thiết nhất của chúng tôi — bao gồm cả hồ sơ được tạo trong đại dịch COVID-19 .

Số hóa có chọn lọc

May mắn thay, các cơ quan lưu trữ đã giải quyết vấn đề này từ lâu và các chương trình số hóa có chọn lọc đã rất thành công trong việc cung cấp trực tuyến các bản ghi có tính ứng dụng cao.

Cơ quan lưu trữ cần đảm bảo rằng các bản mô tả chi tiết, cụ thể về hồ sơ được tạo ra để các nhà nghiên cứu có thể có ý tưởng rõ ràng về hồ sơ mà họ cần xem trước khi lập kế hoạch du lịch.

Các cơ quan lưu trữ lớn, như LAC có các văn phòng khu vực lưu giữ hồ sơ gần nơi chúng có liên quan nhất .

Và quan trọng nhất, các cơ quan lưu trữ của Canada có đội ngũ nhân viên tận tâm, những người có thể cung cấp thông tin chi tiết và trợ giúp cho các nhà nghiên cứu, hoặc hướng các nhà nghiên cứu đến các tài liệu đã được số hóa. Liên hệ với nhân viên lưu trữ trước khi đến kho lưu trữ là một ý kiến ​​hay trong thời gian diễn ra đại dịch COVID-19 hoặc bất cứ lúc nào khác.

Các cơ quan lưu trữ của Canada đã phải chịu đựng nhiều thập kỷ thiếu hụt và cắt giảm kinh phí , ngay cả khi họ phải đối mặt với những thách thức mới trong việc số hóa các bản ghi phi kỹ thuật số và thu thập các bản ghi kỹ thuật số sơ sinh. Tăng tài trợ là điều cần thiết: nhưng chúng ta đừng đuổi theo ảo ảnh số hóa mọi thứ.

Theo techxplore.com